Privacyverklaring Praktijk Confidentia

Om je proces tijdens de haptotherapie goed te kunnen volgen en te waarborgen is het nodig om een dossier bij te houden. Dit is ook wettelijk verplicht. Om je dossier zorgvuldig bij te kunnen houden en om je facturen te kunnen sturen heb ik gegevens van je nodig. Ik beperk de registratie zo veel mogelijk zodat je geen gegevens hoeft te delen die niet noodzakelijk zijn.

Omdat ik, Coby Bikker, GZ-Haptotherapeut, zorgvuldig wil omgaan met gegevens die mij ter beschikking worden gesteld en om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb ik het privacybeleid aangescherpt en op de site van Praktijk Confidentia gezet. Overigens werden je gegevens altijd al zorgvuldig bewaard en is daar eigenlijk niets aan veranderd.

 

1. Rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die je ter beschikking hebt gesteld. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door mij te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij over te dragen. Als je toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken, dan heb je het recht om deze toestemming in te trekken.

1.1 Inzage. Je hebt het recht op inzage in je dossier, je kan hierom vragen. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vraag ik je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen. Het dossier blijft eigendom van Praktijk Confidentia, dit is een digitaal dossier.

1.2 Rectificatie. Je hebt het recht om (onjuiste) gegevens aan te laten passen.

1.3 Verwijdering. Je hebt het recht om te vragen om verwijdering van je dossier. Als je niet langer wilt dat je gegevens bewaard blijven dan kan je dit schriftelijk aangeven, dit kan ook per mail. Als je gebruik maakt van je recht om je dossier te verwijderen zal ik je dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens (naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en telefoonnummer). Deze gegevens zijn nodig voor de financiële administratie en moeten 7 jaar bewaard blijven i.v.m. de fiscale bewaarplicht (zie verder punt 5 bewaartermijn). Als je vraagt om verwijdering is behandeling vanaf dat moment niet meer mogelijk omdat er tijdens een behandeling een dossier bijgehouden moet worden, dat kan alleen met jouw toestemming.

1.4 Bezwaar. Als je bezwaar hebt tegen een (deel van) de registratie kan je dit aangeven, dan bespreken we wat een goede manier is om aan je bezwaar tegemoet te komen.

1.5 Overdragen. Je hebt het recht aan te geven dat je wilt dat jouw gegevens overgedragen worden aan jouzelf of aan een derde partij. Je gegevens worden nooit op mijn initiatief aan derden verstrekt voor welk doeleinde dan ook, tenzij je hier zelf om vraagt en schriftelijke toestemming verleent. We maken dan duidelijke schriftelijke afspraken over welke informatie met wie gedeeld zal worden. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen.

1.6 Toestemming intrekken. Eerder verleende toestemming om gegevens te registreren kan altijd ingetrokken worden. In dat geval zal het dossier verwijderd worden met uitzondering van de basisgegevens (zie 1.3 verwijdering).

2. Gegevens registratie
Welke gegevens worden geregistreerd, waar en waarvoor?

De gegevens die geregistreerd worden, worden uitsluitend geregistreerd en gebruikt voor het doel waarvoor zij verkregen zijn, namelijk in het teken van de behandeling en geanonimiseerd gebruik tijdens intercollegiale toetsing daaromtrent. Deze gegevens worden geregistreerd in een digitaal dossier. De gegevens die ik registreer zijn:

• Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer. Om te kunnen communiceren over te maken afspraken en t.b.v. de facturatie om te voldoen aan richtlijnen van de belastingdienst voor facturen die op naam en adres gezet moeten worden.
• Geboortedatum en geboorteplaats. Ter identificatie en om de leeftijd te weten.
• Geslacht. Het is niet verplicht deze informatie te verstrekken.
• Mailadres. Om te kunnen communiceren over te maken afspraken e.d. en de factuur te kunnen sturen.
• Leefsituatie, gezinssamenstelling. Om de context enigszins in beeld te hebben.
• Eventuele gezondheidsklachten en medicatiegebruik. Om de invloed daarvan op het welbevinden in kaart te brengen.
• Huisarts en/of andere behandelaren. Als je ook andere behandelingen volgt is het belangrijk om dat te weten. Ook kan het soms handig zijn om de behandelingen op elkaar af te stemmen. De huisarts is belangrijk als er sprake is van psychische en/of lichamelijke klachten/problemen. We bespreken dan samen of dat bij jou van toepassing is en of het belangrijk is dat ik gegevens heb van je huisarts of medebehandelaar. Als dat wel het geval is zal ik je ook vragen om, schriftelijk, toestemming te verlenen om met de huisarts of medebehandelaar contact te hebben.
• Gegevens van de verzekering (verzekeraar en polisnummer). Als extra service om deze gegevens op je factuur te zetten zodat je dit niet steeds zelf in hoeft te vullen bij declaratie aan je verzekering. Het is niet verplicht om gegevens te verstrekken van je verzekering.
• Waar je werkzaam bent. Als er sprake is van een arbeid gerelateerd traject en de factuur bijvoorbeeld naar je werkgever gaat, dan zijn er contactgegevens nodig. Indien er overleg is met je werkgever over de voortgang van het traject zal ik je hier schriftelijk toestemming voor vragen. Het is niet verplicht informatie over je werkgever te verstrekken.
• Behandelplan. Om een richtlijn te hebben in de behandeling en die te bewaken.
• Behandelovereenkomst. Om te borgen dat cliënt en therapeut een behandeling zijn overeengekomen wordt een door beide partijen ondertekend document in het dossier opgenomen.
• Sessieverslagen en evaluatieformulieren. Om de voortgang van de behandeling te kunnen monitoren.
• Afspraken data in het dossier. Ter registratie voor het opvolgen van afspraken, de facturatie en monitoring van de behandeling.
• Informatie aan derden wordt uitsluitend verstrekt met jouw schriftelijke toestemming. Als je mij verzoekt om bijvoorbeeld contact te hebben met je huisarts, een andere behandelaar of bijvoorbeeld je werkgever, dan zal ik je vragen hier een formulier voor te tekenen. Dit formulier wordt gescand en in je dossier bewaard.
• De mailwisselingen over het maken van afspraken e.d. worden meteen na de gemaakte afspraak verwijderd. Mailwisselingen aangaande de behandeling inhoudelijk worden opgeslagen in je dossier.
• Site formulier. Je kan je via de website aanmelden voor een kennismakingsgesprek/ intake, haptotherapie of vragen om informatie. Daarmee geef je je naam en mailadres op. Als je na de kennismaking besluit om niet verder te gaan bij Praktijk Confidentia dan worden je gegevens vernietigd. Als je wel een vervolgafspraak maakt dan worden deze gegevens verwerkt in je dossier.

3. Wie is gemachtigd de gegevens in te zien?
Uitsluitend Coby Bikker is gemachtigd de gegevens die je verstrekt in te zien. Ik heb een wettelijke geheimhoudingsplicht.

4. Beveiliging van de gegevens

• De PC en de laptop waarop gewerkt wordt zijn beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord. De laptop waarop gewerkt wordt is beveiligd door versleuteling van de harde schijf (Windows 10). Er wordt bij PC en laptop gebruik gemaakt van beveiligingssoftware zoals een virusscanner en firewall.
• Usb-sticks t.b.v. back-ups zijn eveneens versleuteld met een wachtwoord. Back-ups worden gemaakt om gegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• Whatsapp en telefonie. Het is niet mogelijk om met mij via Whatsapp te communiceren over afspraken of behandeling. Soms is er telefonisch contact over het maken van afspraken. Daarmee kan het zijn dat jouw (mobile) nummer in mijn telefoon staat opgeslagen. Wanneer de behandeling is afgerond, wordt je nummer verwijderd.

5. Bewaartermijn
Tijdens de behandeling ben ik verplicht je gegevens te bewaren. Na het afronden van de behandeling start de bewaartermijn.

Financiële administratie. Naar richtlijnen van de Belastingdienst ben ik verplicht om de financiële administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).

Dossiers: dossiers worden 20 jaar bewaard na het stoppen van de behandeling (WGBO).

6. Verwerkingspartners
De website van de praktijk wordt gehost en op mijn verzoek bijgewerkt door Communicazione, Griendweg 57, 3828 BS te Amersfoort. Met deze organisatie zijn duidelijke afspraken gemaakt over de vertrouwelijkheid van de gegevens (contactformulier) en dat deze nimmer gebruikt mogen worden voor eigen doeleinden of verstrekt mogen worden aan derden, over cookiebeleid en anonimisering van websitestatistieken. Je gegevens worden via een beveiligde internetverbinding verzonden – dat kun je zien een de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.

7. Klachten
Indien je klachten hebt over de verwerking van je gegevens, laat dit dan direct weten dan zoeken we samen naar een oplossing. Als wij er samen met niet uit komen dan is dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

8. Vragen
Indien je vragen hebt over het privacybeleid van Praktijk Confidentia neem dan contact op, ik beantwoord je vragen graag. Praktijk Confidentia is een eenvrouwszaak, wettelijk vertegenwoordigd door Coby Bikker.